Notensystem
 Notenverwaltung,Prüfungsverwaltung und Zeugnisdruck für ABES/Objects

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Hinweis:
Alle in dieser Dokumentation enthaltenen Bildschirmfotos wurden unter MS Windows 2000 erstellt. Da ABES/Objects die Oberflächen von MS Windows XP, Windows Vista und Windows 7 unterstützt, können die Darstellungen unter diesem Betriebssystem abweichen. Die Funktionalität ist jedoch in jedem Fall Identisch.

Einleitung

Das Notensystem bietet eine leistungsfähige und flexible - weil vollständig benutzerdefinierbare - Systematik zur Definition von Prüfungsordnungen und Benotungsmodellen. Zeugnisse können sowohl über Wordvorlagen als auch über den Reportgenerator definiert und gedruckt werden. Zeugniskopien werden - wie alle Drucksachen in ABES/Objects - über die zum Teilnehmer gehörende Dokumentenablage archiviert. 

Das Notensystem unterstützt dabei sowohl einfache Notenmodelle mit einfachen Endnoten oder Beurteilungen für Seminare, als auch komplexe Studiengänge mit einer Vielzahl von Prüfungsterminen und komplexen Beziehungen der einzelnen Noten untereinander.

Als 'Noten' können sowohl numerische Werte mit beliebigen Nummernkreisen und Abstufungen, als auch Textwerte oder auch ausführliche Beurteilungen im Langtext verwendet werden.

Darüber hinaus lässt sich optional definieren, wie Notenwerte für die Ausgabe in einem Zeugnis textlich dargestellt werden sollen. Beispiel: Erfasster Notenwert '1', aber Ausgabe auf dem Zeugnis 'sehr gut'.

Auch abhängige Noten, die aus früheren Noten zu errechnen sind werden unterstützt. Das Notensystem bietet hier zwei Berechnungsarten: Das Bilden von Durchschnittsnoten mit definierbarer prozentualer Gewichtung der heranzuziehenden Notenwerte oder das Summieren von Notenwerten, welches häufig in Punktesystemen benötigt wird.

Neben der Berechung von Noten können auch Notenwerte aus vorangegangenen Anmeldungen als Link verknüpft werden.

 

Leistungsumfang

 

Elemente

NotenModell

Das Notenmodell enthält alle Daten und Regeln über den Aufbau des Notensystems für einen bestimmten Kurs. Es definiert Prüfungstermine, Art und Anzahl der Noten sowie die Beziehungen der Noten untereinander. Jeder Kurs besitzt ein eigenes Notenmodell. In Abhängigkeit von der abzubildenden Prüfungsordnung kann ein solches Notenmodell sehr umfangreich sein. Aus diesem Grund kann der Aufbau des Notenmodells an den übergeordneten Kurstyp übergeben und von dort an andere Kurse vererbt werden. Alternativ kann ein Notenmodell auch von einem anderen Kurs übernommen werden. Um die Erfassung von Noten für ein noch unvollständiges, im Aufbau befindliches Notenmodell zu verhindern, muss ein Notenmodell explizit freigegeben werden, bevor eine Notenerfassung möglich ist. 

NotenTermine

Innerhalb eines Notenmodells können beliebig viele NotenTermine definiert werden. Ein Notentermin entspricht dabei einem Notenabgabe- oder Prüfungstermin. Notentermine enthalten ein Datum als Stichtag, der festlegt, wann die entsprechenden Ergebnisse vorliegen müssen. Ein Notentermin kann optional auch einen Zeitraum festlegen, innerhalb dessen die Erfassung von Noten freigegeben wird. Jeder Notentermin kann eine beliebige Anzahl von Noten definieren.

NotenDefinitionen

Eine Notendefinition legt die für eine bestimmte Note geltenden Formate, Wertebereiche und Beziehungen fest.

Folgende Formate stehen zur Verfügung:

Je nach gewähltem Format können erlaubte Wertebereiche festgelegt werden:

Eine Notendefinition legt weiterhin die Herkunft ('Quelle') einer Note fest. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Da die Ausgabe einer Note beim Zeugnisdruck häufig in einer anderen Form als bei der Erfassung erfolgen soll, kann die Notendefinition optional festlegen, wie ein Eingabewert in einen Ausgabewert für den Zeugnisdruck zu konvertieren ist. Hierzu wird zunächst eine Liste der möglichen Ausgabewerte hinterlegt, die sich anschließend in Beziehung zu den möglichen Eingabewerten setzen lässt. Zur Reduzierung des Definitionsaufwands kann ABES/Objects diese Beziehung auch automatisch ermitteln.

NotenWerte

Notenwerte enthalten die eigentlichen Noten eines Teilnehmers, genauer: der Anmeldung eines Teilnehmers. Zur Erfassung von numerischen Noten oder Textwerten wird die Eigenschaft "Wert" verwendet, zur Erfassung von Beurteilungen im Langtext-Format die Eigenschaft "LangText". Jeder Notenwert ist automatisch der entsprechenden Notendefinition zugeordnet. Dadurch erhält der Anwender bei der Notenerfassung eine entsprechende Auswahlliste erlaubter Eingabewerte. Für berechnete NotenWerte oder Noten-Links werden die Eigenschaften "NotenWert" und "Langtext" auf "nur-lesen" gesetzt und sind nicht editierbar.

Die Eigenschaft "AusgabeWert" des Notenwert-Objektes enthält den für den Zeugnisdruck konvertierten Ausgabewert der Noten, falls in der entsprechenden Notendefinition eine Konvertierung definiert wurde.

NotenFelder

Notenfelder ermöglichen die Verwendung der Notenwerte in Seriendruckdokumenten für den Zeugnisdruck. Hintergrund: MS Word erlaubt beispielsweise maximal 250 Seriendruckfelder, davon nur maximal 2 Felder mit variabler Länge (Langtext-Noten). Aus diesem Grund werden nicht alle Notenwerte automatisch als Seriendruckfelder bereitgestellt, sondern der Anwender legt fest, welche NotenWerte für den Zeugnisdruck benötigt werden.

 

Einrichtung

Notenmodell für einen Kurs definieren

Jeder Kurs besitzt ein Notenmodell-Objekt, das alle Regeln zur Prüfungsverwaltung, Notenein- und ausgabe enthält.

Für den Zugriff auf das Notenmodell müssen Sie die Bildschirmmaske für Kurse entsprechend erweitern:

- Öffnen Sie die Maske eines vorhandenen Kurses oder richten Sie einen neuen Kurs ein
- Fügen Sie eine neue Registerkarte mit dem Namen "Notenmodell" und den Eigenschaften "Notenmodell", "Notenmodell.freigegeben" und "Notenmodell.Notendefinitionen" ein

Die Kurs-Maske enthält nun die Darstellung der wichtigsten Daten des Notenmodells. Dieser Schritt muss nur einmalig durchgeführt werden. Danach ist die Maske des Kurses dauerhaft erweitert:

Öffnen Sie die Maske des Notenmodells:

In der Maske des Notenmodells können Sie das für den entsprechenden Kurs benötigt System definieren. 

 

Notendefinition festlegen

In der Tabelle "NotenDefinitionen" richten Sie alle benötigten Einzelnoten ein:

- Klicken Sie auf den Schalter "Neu". Sie erhalten nun folgende Maske zur Beschreibung einer Notendefinition: 

- Geben Sie einen Namen für diese Notendefinition an. Die Eigenschaft "Name" dient auch zur Beschreibung der Note beim Zeugnisdruck

- Geben Sie optional das entsprechende Fach und den entsprechenden Dozenten an. Falls in diesem Kurs nur ein Dozent unterrichtet und es keine korrespondierenden Fächer gibt, können Sie diese Daten weglassen.

 

Notendefinition - Systematik (Format)

- Über die Auswahlliste "Systematik" können Sie festlegen, welches Format die Noten haben soll:

Folgende Formate stehen über die Eigenschaft 'Systematik' zur Verfügung: 

Numerische Note ('Note' oder 'Wert')

Numerische Noten können für Berechnungen verwendet werden und haben folgende spezielle Eigenschaften:

- 'Dezimalstellen' - legt fest, wie viele Dezimalstellen die Note haben kann

- 'WertBester' - dieser Wert repräsentiert das best-mögliche Ergebnis

- 'WerteSchritt' - legt den Abstand zwischen zwei aufeinanderfolgenden Notenwerten fest

- 'WertSchlechtester' - repräsentiert den schlechtesten Notenwert

Beispiel A) Note von 1 bis 6, nur ganze Zahlen

Dezimalstellen = 1, WertBester = 1, WerteSchritt = 1, WertSchlechtester = 6

Beispiel B) Note von 15 bis 0, nur ganze Zahlen

Dezimalstellen = 1, WertBester = 15, WerteSchritt = 1, WertSchlechtester = 0

 

Text-Note ('TextWert')

Textnoten können aus beliebigen Textwerten bestehen. Textnoten können jedoch nicht für Berechnungen verwendet werden.

Geben Sie die vorgesehenen Notentexte in der Reihenfolge "Beste Note zuerst" an:

 

ECTS-Note 

ECTS-Noten verhalten sich wie Textnoten. Die Liste der möglichen Notenwerte ist fest in ABES/Objects definiert und kann nicht geändert werden:

 

Langtext-Note 

Dieses Format ermöglicht die Erfassung von längeren Beurteilungen. Es ermöglicht keine Berechnungen:

 

Notendefinition - Quelle einer Note

In der Registerkarte "Quelle" der Notendefinition, können Sie festlegen woher diese Note kommt.
Es stehen die Optionen 'Eingabe', 'Berechnung Durchschnitt', 'Berechnung Summe' und 'Link' zur Verfügung:

Eingabe 

Diese Option ist als Vorgabe eingestellt und repräsentiert den einfachsten Fall: Die Note wird vom Anwender manuell eingegeben.

 

Berechnung - Durchschnitt 

Mit dieser Option können Sie die aktuelle Note aus einer beliebigen Anzahl von Vornoten berechnen lassen. Diese Option steht jedoch nur für numerische Noten zur Verfügung:

Sie können hier zusätzlich festlegen,
- wie das Durchschnittsergebnis gerundet werden soll, (Nachkommastellen werden abgeschnitten oder kfm. gerundet)
- ob die Note überhaupt nur berechnet werden soll, wenn alle Vornoten vergeben wurden.

Die Art der Berücksichtigung einer Vornote bei der Berechnung wird über eine "Notengewichtung" definiert:

Die VornotenDefinition gibt an, welche Note für die Berechnung herangezogen werden soll. Sie können hier nur Notendefinitionen auswählen, die mit der zu berechnenden Note "kompatibel" sind: Das Notenformat (Systematik), der Wertebereich und die Schrittweite der Notenwerte müssen identisch sein!

Über den Wert in Gewichtung lässt sich festlegen, wie diese Note bei der Berechnung der Durchschnittsnote bewertet werden soll. Wichtig ist hierbei nicht der Wert von "Gewichtung" an sich, sondern nur das Verhältnis zu den Gewichtungen der weiteren Noten.

Mit der Option "Fehlende Note = schlechteste Bewertung" können Sie festlegen, ob eine fehlende Note ignoriert werden soll oder mit der schlechtest-möglichen Bewertung bei der Berechnung berücksichtigt wird. 

 

Berechnung - Summe 

Diese Option ermöglicht die Berechnung einer Note als Summe beliebiger Vornoten. Im Gegensatz zur 'Berechnung Durchschnitt' wird hier keine Durchschnittsnote ermittelt, sondern eine Note als Summe der definierten Vornoten:

Die Art der Berücksichtigung einer Vornote bei der Berechnung wird über eine "Notengewichtung" definiert:

Die VornotenDefinition gibt an, welche Note für die Berechnung herangezogen werden soll. Sie können hier nur Notendefinitionen auswählen, die mit der zu berechnenden Note "kompatibel" sind: Das Notenformat (Systematik), der Wertebereich und die Schrittweite der Notenwerte müssen identisch sein!

Über den Wert in GewichtungFaktor lässt sich festlegen, wie diese Note bei der Berechung der Summe bewertet werden soll. Der hier angegebene Wert wird mit dem Wert der Vornote multipliziert und das Ergebnis zur Notensumme addiert. Sie können damit bestimmte Vornoten höher gewichten als andere.

 

Link 

Mit der Option 'Link' lässt sich der Wert einer Note über eine Verknüpfung zu einer Vornote ermitteln:

Falls sich die Vornote innerhalb des aktuellen Notenmodells befindet, können Sie den Link über die Eigenschaft VerknüpfteVornotenDefinition bereits an dieser Stelle im Notenmodell festlegen. Dieser Link wird dann automatisch für alle Teilnehmer ausgewertet.

Falls sich der Link jedoch auf eine Vornote aus einer anderen Anmeldung beziehen kann oder soll, lassen Sie die Eigenschaft VerknüpfteVornotenDefinition leer. Der Link wird dann erst im Rahmen der Notenerfassung für jeden Teilnehmer individuell gesetzt.

Auch hier gilt, dass Sie nur Noten verknüpfen können, die bezüglich der Systematik und des Wertebereiches kompatibel mit der aktuellen Notendefinition sind.

 

Notendefinition - Konvertierung von Eingabe- in Ausgabewert

In vielen Fällen wird eine Noten auf dem Zeugnis in einer anderen Form dargestellt, als bei der Notenerfassung.
Der Notenwert '1' soll beispielsweise auf dem Zeugnis als 'sehr gut' erscheinen.

In der Registerkarte "Ausgabe" können Sie die entsprechenden Ausgabewerte für eine Notendefinition hinterlegen.
 

Die Eigenschaft DruckFeldID legt für den Zeugnisdruck fest, welchem Seriendruckfeld die entsprechende Note zugewiesen wird.

Hintergrund: Für den Zeugnisdruck wird hauptsächlich MS Word eingesetzt. MS Word kann jedoch nur eine begrenzte Zahl von Seriendruckfeldern verarbeiten. Aus diesem Grund können nicht automatisch alle Notenwerte an Word übergeben werden. Sie müssen festlegen, welche Notenwerte Sie für den Zeugnisdruck benötigen.

Weisen Sie deshalb jeder für den Zeugnisdruck benötigten Notendefinition eine innerhalb des Notenmodells eindeutige Nummer zwischen 1 und 99 zu. Für Noten, die nicht für den Zeugnisdruck verwendet werden, muss DruckFeldID den Wert 0 haben.

Ausgabe der Note wie eingegeben - die Note erscheint so auf dem Zeugnis, wie sie eingegeben wurde.

Ausgabe konvertieren in... - die Note wird für die Ausgabe konvertiert. In diesem Fall müssen Sie in AusgabeWerte eine Liste der gewünschten Texte hinterlegen. Reihenfolge: Bester Wert zuerst.
Achtung: Diese Option besteht nur für numerische Noten!

Wurde Ausgabe konvertieren in... aktiviert, so erhalten Sie eine zusätzliche Registerkarte "Konvertierung". Hier wird die Regel zur Umwandlung von Eingabe- in Ausgabewert hinterlegt:

Im dargestellten Beispiel wird eine Note vom Typ "Wert" mit einem Wertebereich von 15 bis 0 Punkten in die Ausgabetexte 'sehr gut' bis 'ungenügend' konvertiert.

Über den Schalter Auto lässt sich die Umwandlungstabelle automatisch generieren und danach ggf. abändern.

 

Notendefinition - Neu als Kopie

Aus dem vorangegangen Abschnitt wird deutlich, dass eine Notendefinition recht umfangreich sein kann. Um die Definition des Notenmodells zu beschleunigen, können Sie neue Notendefinitionen jedoch über den Menüpunkt "Neu als Kopie" erzeugen. Da die Noten eines Notenmodells in der Regel ähnlich aufgebaut sind, müssen Sie so eventuell nur den Namen der neuen Note manuell erfassen:

 

Notentermine (Prüfungstermine) definieren

Bisher wurden nur 'freistehende' Notendefinitionen abgebildet. Bei umfangreichen Ausbildungen müssen Noten jedoch nach Notenabgabe- oder Prüfungsterminen gegliedert abgebildet und verwaltet werden können.

ABES/Objects bildet Notenabgabe- oder Prüfungstermine als 'NotenTermine' ab.

- Gehen Sie in die Registerkarte 'Termine und Definitionen' der Maske des Notenmodells:

Hier können Sie alle Notenabgabe- oder Prüfungstermine definieren.

- Klicken Sie auf den Schalter 'Neu' der Tabelle 'Notentermine':

Über die Eigenschaft Pos definieren Sie die Reihenfolge der Notentermine.

Name enthält die Bezeichnung des Notentermins. Datum legt den Zeitpunkt des Notentermins fest.

Über AbgabeVon und AbgabeBis können Sie optional einen Zeitraum definieren, in dem die Erfassung von Noten erlaubt ist.

In der Tabelle "NotenDefinitionen" können Sie die zu einem bestimmten Notentermin gehörenden NotenDefinitionen wie im Abschnitt Notendefinition festlegen beschrieben definieren.

Bestehende NotenDefinitionen lassen sich auch nachträglich zu einem bestimmten Notentermin zuordnen:

 

Vorlagen für Notenmodelle verwalten

Die Einrichtung von komplexen Notenmodellen für umfangreichere Bildungsmaßnahmen ist durchaus aufwendig. Notenmodelle lassen sich deshalb als Vorlagen speichern und aus Vorlagen initialisieren.

Über den Schalter "Funktionen" in der Maske eines Notenmodells können Sie ein bestehendes Notenmodell als Vorlage importieren oder das aktuelle Notenmodell als Vorlage speichern:

 

Noten erfassen

Ansicht "Notenerfassung"

Für die Eingabe von Noten steht die Ansicht "Notenerfassung" (Kurse -> Notenerfassung) zur Verfügung:

Über das Auswahlelement 'Kurs' können Sie die Anmeldungen eines einzelnen Kurses zur Notenerfassung auswählen. Es lassen sich nur Kurse wählen, die über ein freigegebenes Notenmodell verfügen! (siehe Notenmodell definieren)
Wird hier kein Kurs bestimmt, so erhalten Sie alle Anmeldungen aller Kurse, die über ein freigegebenes Notenmodell verfügen.

Die Erfassung der Noten kann über zwei verschiedene Zugänge erfolgen:

1. Über die Registerkarte "nach Anmeldungen"

Hier sehen Sie in der linken Tabelle Ihre Anmeldungen. Die rechte Tabelle zeigt alle Noten, die für die aktuell gewählte Anmeldung erfasst wurden oder erfasst werden müssen.

2. Über die Registerkarte "nach Noten"

Hier sehen Sie in der linken Tabelle alle Notendefinitionen von Kursen mit freigegebenem Notenmodell. Die rechte Tabelle zeigt die Noten der entsprechenden Anmeldungen, die zum Kurs des Notenmodells der links aktuell gewählten Notendefinition gehören.

Welcher Zugang für die Notenerfassung am effektivsten ist, hängt davon ab, wie die Noten eingegeben werden:
Wollen Sie mehrere Noten pro Anmeldung erfassen ist der Zugang über die Registerkarte "nach Anmeldungen" am besten geeignet.
Erfassen Sie immer jeweils eine Note für jede Anmeldung - wenn beispielsweise eine Dozent nur die Noten "seines" Fachs eingeben möchte, so ist der Zugang "nach Noten" effektiver, da hier nur einmal die entsprechende Notendefinition gewählt werden muss und sich die Noten für die einzelnen Teilnehmer direkt untereinander eingeben lassen.

Hinweis:
Das Standard-Layout der Tabellen und Masken in der Ansicht "Notenerfassung" sollte ggf. für Ihre Notenmodelle angepasst werden: In unserem Beispiel gibt es z.B. die NotenDefinition "Bilanzrecht" mehrfach. Um die einzelnen Noten von einander unterscheiden zu können, wäre es hilfreich, den Namen des entsprechenden Notentermins in der Tabelle mit anzuzeigen oder ggf. nach einem einzelnen Notentermin zu filtern...

 

Schalter "Notenliste" aktualisieren

Bevor Noten erfasst werden können, müssen Sie einmal auf den Schalter 'Notenliste aktualisieren' klicken.
Das System generiert dann entsprechend der Notendefinitionen die leeren Noten-Objekte für jeden Teilnehmer. Dadurch können die Noten wie in eine Excel-Tabelle erfasst werden, ohne das Sie jedes Mal auf den Schalter "Neu" klicken müssen:

 

Eingabe der Notenwerte

Eingabe von numerischen, Text- oder ECTS-Noten

Die Notenwerte lassen sich direkt in den Zellen der Spalte "Notenwerte" eingeben oder über die für jede Zelle hinterlegte Auswahlliste zuordnen. Das System akzeptiert nur Notenwerte die innerhalb des über die Notendefinition festgelegten Wertebereichs liegen. Im Beispiel unter nur Werte von 1 bis 6:

 

Eingabe von Langtext-Noten

Da sich Langtext-Noten nicht sinnvoll in Tabellenzellen eingeben lassen, bietet das System hierfür ein erweitertes Eingabefeld unterhalb der Tabelle der Notenwerte an:

 

Eingabe von individuellen Notenlinks

Notenlinks, die sich auf eine Vornote innerhalb des aktuellen Notenmodells beziehen, wurden schon in der Notendefinition zugeordnet und müssen nicht im Rahmen der Notenerfassung angegeben werden.

Falls der Notenwert jedoch aus einer anderen Anmeldung des Teilnehmers individuell angegeben werden muss, können Sie die entsprechende Vornote in dem erweiterten Eingabebereich unterhalb der Tabelle der Notenwerte angeben:

Über das Element NotenwertLink werden alle in Frage kommenden Vornoten des Teilnehmers angeboten.
Beachten Sie, das auch hier nur die Vornoten angeboten werden, die zur zugehörigen Notendefinition kompatibel bezüglich der Systematik und des Wertebereiches sind!

 

Zeugnisdruck

Der Zeugnisdruck ist aus dem Kontext "Anmeldungen" heraus möglich und wird über das normale Drucksystem abgewickelt. Damit stehen für den Zeugnisdruck alle Ausgabe- und Archivierungsoptionen zur Verfügung, die das DokumentenManagement in ABES/Objects bietet:

Die NotenNamen und NotenWerte stehen über das Objekt Anmeldung.NotenFelder zur Verfügung.
Um für den Druck der Zeugnisse eine Druckvorlage im MS WOrd-Format zu erstellen, sollten folgende Daten an MS Word übergeben werden:

Mit einem Klick auf den Schalter "Vorlage bearbeiten" können Sie das Zeugnis in MS Word unter Verwendung der übergebenen Seriendruckfelder gestalten:

 

Listen & Reports

Alle Daten aus dem Bereich des Notensystems stehen uneingeschränkt für die Erstellung von Berichten, Auswertungen, Notenlisten, Notenblättern etc. zur Verfügung.

Sie können Auswertungen direkt am Bildschirm erstellen oder beliebige Druckausgaben über den integrierten Reportgenerator gestalten.

Die folgende Darstellung zeigt eine über "Meine Ansicht" frei benutzerdefiniert gestaltete Ansicht aller Noten. Aus diesem Kontext heraus können beliebige Druckvorlagen erstellt und verwendet werden. Damit können Sie jedes denkbare Dokument in dem gewünschten Layout erstellen: